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Libro unico del lavoro

La legge n.133 del 2008 ha unificato il libro matricola, il libro presenze e il libro paga nel Libro Unico del lavoro (LUL), al fine di semplificare gli adempimenti a carico del datore di lavoro.
Il decreto ministeriale di attuazione del Libro unico del lavoro, individua l’Inail come unico ente preposto ad effettuare la vidimazione, anche nel caso dei datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti (es. i datori di lavoro agricoli presso l’Inps).

Il contenuto

Nel Libro Unico del lavoro devono essere indicati mensilmente per ciascun lavoratore (subordinato, collaboratore coordinato continuativo, associato in partecipazione con apporto lavorativo):
• Nome, cognome e codice fiscale
• Qualifica e livello di inquadramento
• Retribuzione base
• Anzianità di servizio
• Posizione assicurativa e previdenziale
• Somme e valori erogati dal datore di lavoro, compresi i rimborso spese
• Trattenute effettuate a qualsiasi titolo
• Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario (che devono essere indicate specificamente)
• Il calendario delle presenze, evidenziando le ore di straordinario, le assenze a qualsiasi titolo (anche quelle non retribuite)
• Per i lavoratori a domicilio devono essere indicate: la data e l’ora di consegna del lavoro, descrizione dello stesso e la quantità e qualità del lavoro eseguito

I soggetti obbligati

Tutti i datori di lavoro di qualunque settore privato sono tenuti all’istituzione e alla corretta compilazione del Libro Unico del lavoro, con esclusione dei datori dei lavoratori domestici, delle società cooperative di produzione e lavoro (nel caso in cui non ci siano rapporti di lavoro subordinato), dell’impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), delle società e le ditte individuali del commercio che non hanno dipendenti.

Modalità di tenuta

Rispetto a quanto era previsto per il Libro matricola e il libro paga, non è possibile redigere il LUL in forma manuale; bensì occorre utilizzare, in alternativa, le seguenti modalità:
• Elaborazione e stampa meccanografica su moduli continui: prima di essere utilizzato deve essere numerato e vidimato in ogni pagina dall’Inail o, in alternativa,   con numerazione e vidimazione effettuata da soggetti autorizzati dall’Inail (es. aziende di software).
• Stampa laser (preventivamente autorizzata dall’INAIL): in questo caso i soggetti interessati (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri      soggetti abilitati) devono presentare all’INAIL una richiesta di autorizzazione. In fase di stampa laser sono tenuti al rispetto di alcune condizioni: la stampa deve  essere conforme al fac-simile autorizzato, il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio, su ogni foglio devono, inoltre,  essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato  l’autorizzazione.
• Supporti magnetico ad elaborazione automatica dei dati: in questo caso non sono necessarie autorizzazioni, né vidimazione. Il Libro Unico può essere tenuto su supporti magnetici a condizione che il documento informatico sia non modificabile, collegato alle registrazioni effettuate in precedenza e deve essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale al fine di garantirne l’autenticità e l’integrità.

Conservazione

Il LUL è conservato alternativamente nei seguenti luoghi:

– Sede legale del datore di lavoro
– Studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato
– Sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese.

L’art. 15 del d.lgs. 151/2015 dispone che a partire dal 1° gennaio 2017, il Libro unico del lavoro sia tenuto in modalità telematica presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali; In particolare si demanda ad un apposito decreto ministeriale (da emanarsi entro sei mesi dall’entrata in vigore del provvedimento in esame) l’individuazione delle modalità tecniche ed organizzative per l’interoperabilità, la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati contenuti nel citato Libro unico. In attesa di tali modifiche , per le modalità di tenuta del LUL si fa riferimento al la legge 133/2008.
Sanzioni

Il comma 7 dell’art. 39 del d.l. 112/2008 stabiliva specifiche sanzioni per la violazione di determinati obblighi relativi alla tenuta e conservazione del libro unico del lavoro. In particolare salvo i casi di errore meramente materiale:

  • l’omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro determinante differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali era punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro (da 500 a 3000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori).
  • La violazione dell’obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo, era punita invece con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro (da 150 a 1500 euro se riferita a più di 10 lavoratori).

L’art. 22, comma 5, del d.lgs. 24 settembre 2015, n. 151 ha modificato il comma 7 dell’art. 29, del d.l. 112/2008, estendendo la sanzione pecuniaria (da 150 a 1.500 euro) prevista l’omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, anche ai casi di violazione dell’obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo diversifica l’innalzamento dell’importo della sanzione legandolo al numero dei lavoratori interessati e al periodo temporale della violazione. Più specificamente, la sanzione:

  • va da 500 a 3.000 euro se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 6 mesi;
  • va da 1.000 a 6.000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi.
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